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Agenda récord

Jueves, 16 Marzo 2017

 

La Alianza Santanderes y Boyacá adelantó sus eventos de mentalidad y cultura en tan solo ¡15 días!, de los cuales había 10 hábiles. Más o menos se realizó un evento cada día de por medio porque los talleres de esta etapa tuvieron lugar en siete ciudades de tres departamentos. Poco tiempo para un reto grande en el que se combinaron organización, planeación y difusión.

A sabiendas de que la temporada de final y comienzos de año no es la mejor para realizar eventos ya que se dificulta reunir gente, las siete Cámaras de Comercio de la Alianza Santanderes y Boyacá se propusieron adelantar completamente los eventos de mentalidad y cultura en 2016, antes de que los empresarios se ocuparan con las festividades navideñas y su consecuente periodo de vacaciones.

Esto les significó un plan de ejecución supremamente estricto, el cual se cumplió en apenas un mes, desde el momento en que arrancaron definiendo la estrategia y los consultores, pasando por el primer evento que se realizó en Cúcuta el 16 de noviembre, hasta cuando realizaron el último en Tunja, el 29 de ese mismo mes. Como quien dice, esta carrera transcurrió a mil.

La estrategia buscaba, además, aprovechar al máximo los recursos y evitar reprocesos que cuestan más dinero, tiempo y esfuerzos, los cuales bien pueden emplearse en otras etapas del Programa que exigen crecientes recursos. De ahí que en la convocatoria, aparte de incluir correos electrónicos, telemercadeo, anuncios en radio y periódicos, redes sociales e invitaciones impresas, recurrieron a abordar empresarios que asistían por cualquier otro motivo a las actividades de las Cámaras de esta Alianza.

Cada ciudad organizó su evento y comenzó a promoverlo con 15 días de anterioridad. Además, se contrató un consultor por ciudad, con una metodología particular para realizar los talleres. Por eso la logística se simplificó: no había necesidad de cuadrar agendas ni mover fechas, ya que cada evento tenía su propio equipo de trabajo y consultor.

El éxito de esta agenda récord estuvo en que las Cámaras de Comercio de Bucaramanga, Cúcuta, Tunja, Barrancabermeja, Pamplona, Sogamoso y Duitama, se organizaron bien, tuvieron una buena planeación, se coordinaron entre sí y estuvieron muy conectadas para desarrollar los eventos.

Al final, los empresarios fueron los más beneficiados, pues recibieron la información adecuada en el momento preciso.

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